Ítem
Acceso Abierto
Digitalization of export documents as a paperless trade strategy implementation
Título de la revista
Autores
Ballen Prada, Juan Sebastian
Ballen Prada
Fecha
2022-07-18
Directores
Zhu, Quan
ISSN de la revista
Título del volumen
Editor
Universidad del Rosario
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Resumen
El departamento de Tráfico de Boston Scientific Kerkrade supervisa toda la documentación de los envíos nacionales e internacionales. Actualmente, el departamento cuenta con una cantidad considerable de documentos en papel que pueden generar múltiples errores o problemas en el proceso de envío. De acuerdo con la investigación teórica realizada, la digitalización de los procesos en papel mejoraría la eficiencia del proceso, aumentaría la precisión y accesibilidad de los datos, impulsaría el proceso de despacho de aduanas y evitaría perder el rastro de la información, entre otras ventajas del comercio sin papel. Se investigó este concepto junto con sus beneficios y desventajas para luego analizar la situación actual con el fin de crear una solución para evitar el uso de papel en un proceso en el departamento de Expedición para finales de 2022. Una vez investigado con el equipo de tránsito cuál era la situación actual, fue sugerido por parte del coordinador de tránsito la implementación del sistema Pick to Light. Una alternativa a la implementación de un comercio sin papel en el despacho, la alternativa fue estudiada y descartada debido a que la zona de recolección en Expedición no es adecuada para las características requeridas para la implementación del sistema con base en la investigación bibliográfica. Con el objetivo de implementar el comercio sin papel en el departamento de Tráfico se revisaron todos los procedimientos relacionados con los documentos en papel y se encontró un claro espacio de mejora en los dos principales procesos productores de papel, que son el envío de la lista SAP para expedición y el número de documentos de exportación producidos para los envíos internacionales. En la investigación de campo, se contactó a los interesados indagando sobre la situación actual y las posibilidades de digitalización de documentos de exportación, también se investigó los requisitos y restricciones actuales para la digitalización de la lista SAP en el departamento de Expedición. Una vez investigadas las posibilidades, se propusieron dos escenarios diferentes y con respecto a cada solución utilizando criterios específicos en una matriz de decisión se concluyó que la solución más adecuada para BSC era la digitalización de documentos de exportación que presentaba un costo estimado de € 1.111,25 y brinda la oportunidad de ahorrar alrededor de 31.227 hojas de papel para los próximos 5 años junto con todos los beneficios de la implementación del comercio sin papel.
Abstract
The traffic department at Boston Scientific Kerkrade oversees all the documentation for domestic and international shipments. Currently, the department counts a considerable number of paper-based documents which can lead to multiple errors or issues in the shipment process. According to the theoretical investigation done the digitalization of paper-based processes would improve the process efficiency, increase the data accuracy and accessibility, boost the customs clearance process, and avoid losing track of information, among other advantages of the paperless trade. This concept was investigated along with its benefits and disadvantages to then analyze the current situation in order to create a solution to turn an actual process at Expediting into paperless for the end of 2022. Once investigated with the traffic team which was the current situation it was suggested by the Traffic coordinator the implementation of the Pick to Light system. An alternative to implementing a paperless trade at expediting, alternative was studied and discarded because the Expediting picking zone is not suitable for the characteristics required for the system implementation based on the literature review research. Aiming to implement paperless trade in the Traffic department it was reviewed all the procedures related to paper-based documents and it was found a clear room for improvement in the two major paper producer processes, which are the Sending the SAP list to expediting and the number of export documents produced for the international shipments. In the field research, it was contacted the stakeholders inquiring about the current situation and digitalization possibilities for export documents, also was researched the current requirements and restrictions for the digitalization of the SAP list at the expediting department. Once researched the possibilities, it was proposed two different scenarios regarding each solution were using specified criteria in a decision matrix it was concluded that the most suitable solution for BSC was the digitalization of export documents presenting an estimated cost of € 1,111.25 and providing the opportunity of saving around 31.227 paper sheets for the following 5 years along all the benefits of the paperless trade implementation.
Palabras clave
Traffic department , Expediting department
Keywords
Paperless trade , Export documents , Traffic department , Expediting department , Carrier , Forwarder , SAP , Pick to light
