Ítem
Acceso Abierto
Arquitectura de datos y presencia en redes sociales: caso oficina de abogados en el marco de la transformación digital en el centro de Bogotá
Título de la revista
Autores
Franco Gavíria, Paola Andrea
Lozano Forero, Isabella
Olaya Noguera, Eiker Augusto
Velandia Sedano, Maria Paula
Archivos
Fecha
2024-06-20
Directores
Fernández Marín, Iris Leticia
ISSN de la revista
Título del volumen
Editor
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Resumen
En el contexto actual de las microempresas en entornos cotidianos hemos pensado abordar táctica y estratégicamente una solución transversal a los procesos de la organización que permitan desarrollar técnicas de transformación digital y capturar datos permitiendo a los líderes tener información estructurada para alinear al interior y fortalecer dinámicamente la toma de decisiones. Puntualmente la firma de abogados Robeiro J. Franco & Asociados se encarga de prestar servicios legales desde el acompañamiento jurídico y como necesidad propia generan un interés en desarrollar al interior metodologías que les permita tener estándares en los repositorios de información, dado a que tienen diversas fuentes de captura, pero pocas alternativas para el manejo y disponibilidad de estas. Luego de un diagnóstico de la organización, con el fin de identificar un escenario de oportunidad, se observaron fallas internas en la empresa, como el desconocimiento en procesos digitales, la falta de cultura organizacional que permita a la empresa seguir en constante evolución y la inexistencia de canales comunicativos propios empresariales; lo que permite que las debilidades de la empresa se conviertan en oportunidades de mejora que favorezcan al bufete y crezcan estrategias específicas para cada problemática. La carencia de un sistema integral de gestión de información y análisis de datos emerge como la raíz principal de la problemática a intervenir afectando áreas críticas del bufete tales como como la gestión documental y la relación con los clientes. Este déficit no solo impacta la eficiencia interna, sino que también influye en la imagen y la relación con los clientes, planteando desafíos significativos para la reputación y la atracción de nuevos clientes en el mercado legal. Como resultado del diagnóstico el proyecto se estructuró en torno a las siguientes líneas de acción, buscando aportar a la transformación digital de la firma de abogados: • La gestión documental de la organización se verá reforzada mediante la automatización de procesos, la integración de herramientas de colaboración en línea y el análisis de datos para la generación de informes automatizados. Para garantizar su implementación se propuso la creación de manuales y videos explicativos, con el fin de dejar un soporte del proceso para que internamente cuenten con las herramientas y bases necesarias para ponerlas en práctica, además de la realización de diagnósticos de capacidades digitales para ofrecer orientación efectiva. • En el contexto de la gestión del conocimiento, se llevaron a cabo actividades que abarcaron desde el levantamiento de información hasta el diseño estructural de aplicativos, considerando diversos escenarios y tipos de contenido. La capacitación en el uso de herramientas digitales se enfocó en seleccionar y aplicar aquellas que mejor se adaptaran a las necesidades del cliente. • En cuanto a la falta de canales de comunicación asertivos, se realizó una estrategia de marketing digital, enfocada en crear impacto y recordación en potenciales clientes, se evaluaron y adaptaron los canales de atención existentes y se gestionó la presencia en redes sociales para ampliar la visibilidad buscando oportunidades de negocio. Todo ello contribuyó a fortalecer la presencia en línea y a captar el público objetivo. Así, el proceso de transformación digital llevado a cabo en el bufete de abogados Robeiro J. Franco & Asociados, centrado en la ejecución de hitos de valor estratégicos para la operación, demostró ser una iniciativa integral y efectiva para enfrentar algunos de los desafíos contemporáneos del sector legal. La implementación de un Sistema Unificado de Manejo de la Información, la adopción de una Estrategia de Clientes y procesos, y el desarrollo de Estrategias de Marketing Digital y Publicitarias fueron los pilares sobre los cuales se construyó esta transformación. En conclusión, la transformación digital en Robeiro J. Franco & Asociados fue un proceso integral que permitió al bufete modernizarse y fortalecer su posición en el mercado legal. Este proceso no solo cumplió con las necesidades actuales del bufete, sino que también pretendió sentar las bases para un crecimiento futuro sostenible y adaptable. Los pilares del éxito de esta transformación que incluyen la mejora continua de la experiencia del cliente, la estandarización de procesos y el uso estratégico de datos para la toma de decisiones.
Abstract
In the current context of microenterprises in everyday environments, we have decided to tactically and strategically address a cross-sectional solution to the organization's processes. This will enable the development of digital transformation techniques and data capture, allowing leaders to have structured information to align internally and dynamically strengthen decision-making. Specifically, the law firm Robeiro J. Franco & Associates is responsible for providing legal services through legal support and, as a necessity, generates an interest in developing internal methodologies that allow them to have standards in information repositories. They have various sources of data capture but few alternatives for handling and availability of this information. Following an organizational diagnosis to identify an opportunity scenario, internal failures were observed within the company, such as a lack of knowledge in digital processes, a lack of organizational culture that allows the company to continuously evolve, and the absence of proprietary business communication channels. This allows the company's weaknesses to become improvement opportunities that benefit the firm and foster specific strategies for each problem. The lack of an integrated information management and data analysis system emerges as the main issue to be addressed, affecting critical areas of the firm such as document management and client relations. This deficit not only impacts internal efficiency but also influences the firm's image and relationship with clients, posing significant challenges to reputation and attracting new clients in the legal market. As a result of the diagnosis, the project was structured around the following action lines, aiming to contribute to the digital transformation of the law firm: - **Document management:** The organization will be strengthened through process automation, the integration of online collaboration tools, and data analysis for generating automated reports. To ensure implementation, the creation of manuals and explanatory videos was proposed to provide internal support for the process, equipping them with the necessary tools and foundations to put them into practice. Additionally, digital capability diagnostics will be conducted to offer effective guidance. - **Knowledge management:** Activities ranged from information gathering to the structural design of applications, considering various scenarios and types of content. Training in the use of digital tools focused on selecting and applying those that best fit the client's needs. - **Communication channels:** A digital marketing strategy was implemented to create impact and recall among potential clients. Existing communication channels were evaluated and adapted, and social media presence was managed to increase visibility and seek business opportunities. This contributed to strengthening the online presence and capturing the target audience. Thus, the digital transformation process carried out at Robeiro J. Franco & Associates, focused on executing strategic value milestones for operations, proved to be an integral and effective initiative to address some of the contemporary challenges in the legal sector. The implementation of a Unified Information Management System, the adoption of a Client and Process Strategy, and the development of Digital Marketing and Advertising Strategies were the pillars on which this transformation was built. In conclusion, the digital transformation at Robeiro J. Franco & Associates was a comprehensive process that allowed the firm to modernize and strengthen its position in the legal market. This process not only met the firm's current needs but also aimed to lay the foundation for sustainable and adaptable future growth. The pillars of this transformation's success include continuous improvement of the client experience, process standardization, and the strategic use of data for decision-making.
Palabras clave
Microempresas en Bogotá , Transformación Digital , Gestión de la Información , Sector Legal
Keywords
Digital Transformation , Microenterprises , Information management , Legal sector
