Ítem
Desconocido
Consolidación de procesos transaccionales en Centro de Servicios Compartidos para empresas multinacionales
Título de la revista
Autores
Giraldo Artuz, Daniela
Botero Angel, Santiago
Fecha
2023-08-17
Directores
Rubio Rubio, Ana María
ISSN de la revista
Título del volumen
Editor
Universidad del Rosario
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Resumen
Alineado con el marco de enfoque determinado por la empresa para priorizar las estrategias, se busca desarrollar un proyecto aplicado que impacte la excelencia operacional a través de la simplificación de formas de trabajo y la reducción de complejidad en la cadena de suministros a nivel global. Para lograr esto, se identifica que en la compañía existen diferencias sustanciales en la forma de ejecutar los procesos transaccionales internos, lo cual es consecuencia de las adquisiciones de filiales que se han realizado en diferentes mercados. Aun cuando esto no impide su correcta operación, sí dificulta la ejecución de procesos y actividades de manera estándar y la realización proyectos de mejoramiento o automatización. La relevancia de este proyecto radica en que se identifica la oportunidad de consolidar los procesos transaccionales (más adelante se explicarán exactamente cuáles son estos procesos transaccionales) a través de un Centro de Servicios Compartido, lo cual posibilitará que en un proyecto posterior se puedan replicar buenas prácticas de cada filial, estandarizar las actividades, la documentación y así dar paso a futuras automatizaciones que a su vez generarán eficiencias y ahorros para la operación. El análisis comenzará por conocer el contexto de los centros de servicios compartidos en empresas multinacionales, estudiar los casos de éxito y lecciones aprendidas de estos proyectos, identificar los procesos susceptibles a ser consolidados y finalmente entregar un procedimiento detallado con los pasos que deben ser ejecutados para lograr su centralización. Este plan incluirá la metodología para el cálculo de ahorros a partir de los beneficios alcanzados por movimientos de personal y procesos al Centro de Servicios Compartidos de Medellín-Colombia. La puesta en marcha de este plan brindará beneficios a la organización no solo en términos de reducción de costos, sino en la apertura hacia la gestión de eficiencias operativas y digitalización. A partir de este estudio se evidencia que el fortalecimiento y transición de actividades hacia el Centro de Servicios Compartidos es alcanzable y se caracterizará por diferentes factores, donde se destacan: consolidar los procesos transaccionales de la compañía que hagan parte de la hoja de ruta definida para la centralización de conocimientos entre áreas y países. Brindar ahorros a partir de la migración de cada proceso según el modelo entregado en este caso de estudio, los cuales estarán entre el 28% y 57% respecto al costo anual actual, dependiendo del escenario seleccionado. Administrar un proyecto estructurado según el procedimiento detallado en este estudio. Desplegar un plan de comunicaciones donde se detallan los objetivos, desafíos y logros de cada una de las fases de implementación para mantener a los grupos interesados informados y alineados con el proyecto; esto facilitará el proceso de Gestión del Cambio y permitirá a los líderes funcionales establecer una comunicación directa, efectiva y transparente con sus equipos de trabajo.
Abstract
Aligned with the focus framework determined by the company to prioritize strategies, it seeks to develop an applied project that impacts operational excellence through the simplification of ways of working and the reduction of complexity in the global supply chain. To achieve this, it has identified that in the company there are substantial differences in the way of executing internal transactional processes, which is a consequence of multiple acquisitions that have been carried out in different markets. Even though this does not prevent its correct operation, it does make it difficult to execute processes and activities in a standard way and carry out improvements or automation projects. The relevance of this project lies in the fact that the opportunity to consolidate the transactional processes is identified (what these transactional processes are will be explained later) through a Shared Services Center, which will make it possible for a subsequent project to replicate good practices in each division, standardize activities, documentation and thus give way to future automation that in turn will generate efficiencies and savings for the operation. The analysis will begin by learning about the context of shared services centers in multinational companies, studying the success stories and lessons learned from these projects, identifying the processes likely to be consolidated and finally delivering a detailed procedure with the steps that must be executed to achieve centralization. This plan will include the methodology for calculating savings from the benefits achieved by movements of personnel and processes to the Shared Service Center in Medellín-Colombia. The implementation of this plan will provide benefits to the organization not only in terms of cost reduction, but also in the opening towards the management of operational efficiencies and digitization. From this study, it is evident that the transition of activities towards the Shared Services Center is achievable and will be characterized by different factors, where the following stand out: consolidate the transactional processes of the company that are part of the roadmap defined for the centralization of knowledge between areas and countries. Provide savings from the migration of each process according to the model delivered in this case of study, which will be between 28% and 57% compared to the current annual cost, depending on the selected scenario. Manage a structured project according to the procedure detailed in this study. Deploy a communications plan detailing the objectives, challenges, and achievements of each of the implementation phases to keep stakeholders informed and aligned with the project; this will support the Change Management process, allowing functional leaders to establish a direct, effective, and transparent communication with their work teams.
Palabras clave
Procesos transaccionales , Centro de servicios compartido , Estandarización , Ahorros , Automatización , Empresa multinacional , Plan de implementación , Simplificación de formas de trabajo , Reducción de complejidad en la cadena de suministros
Keywords
Transactional processes , Shared services center , Standardization , Savings , Automation , Multinational company , Implementation plan
